從個人書目資料管理軟體觀察圖書館服務的現況：以EndNote為例
Observation of Library Services From The Viewpoint of Using Personal Bibliographic Software: An Observation with EndNote

王雅怡 　成功大學圖書館醫學院分館

【摘要】
　　資訊蓬勃發展與科技的進步，促使個人書目資料管理軟體普及應用，筆者從書目管理軟體的使用來觀察圖書館服務現況，並提出以下三項建議：1.圖書館可嘗試開發提供館藏目錄的個人書目資料管理功能，而電子資源擴大發展直接匯出資料至書目管理軟體的功能；2.圖書館加強人員設備的資訊能力，協助並解決使用者資訊尋求行為中的問題與障礙；3.發展書目管理軟體新的加值服務功能，拓展軟體與使用行為的契合度。

【Abstract】
　　As the growth of information and development of technology, the using of personal bibliographic software becomes popular. There are following suggestion with observation of library services from the viewpoint of using the personal bibliographic software. Firstly, the library should try to develop the personal bibliographic software function on the Webpac, as well as the agency should try to increase the export to reference software function directly from electronic resources. Secondly, improving the information problem solving ability of librarian and convenience of facilities is also an important issue for library. Last, the agency ought to keep developing new extra analysis function of personal bibliographic software.

【關 鍵 詞】：個人書目資料管理軟體、圖書館使用者服務、個人書目資料管理功能
【Keywords】：Personal Bibliographic Software；Library User Services；Personal Bibliographic Materials Manage Function

壹、前言
　　隨著資訊蓬勃發展與科技進步，大量的資訊促使著使用者需管理已獲得的資訊，以便善加利用與典藏，個人書目資料管理軟體的發展遂因應而生。筆者目前服務於大學圖書館，負責電子期刊使用管理與參考諮詢服務，因工作業務曾接觸使用者諮詢是否可直接從EndNote個人書目資料管理軟體連線檢索國內圖書館館藏目錄的書目資料，以便管理與編輯，同時也從工作上觀察到目前電子期刊平臺提供檢索與書目資料管理的功能日益普及，西文電子期刊尤甚；工作多次參與的研討會亦提及個人書目資料管理是未來資訊世界的一大使用趨勢，不論軟體業或資料庫、電子期刊廠商皆朝此方向努力，資料庫與電子期刊平臺結合個人書目資料管理功能逐漸成為發展電子資源產品的必要元素。
　　因此，基於對圖書館目前提供個人書目資料管理軟體服務程度的好奇心，筆者從書目管理軟體的使用角度來觀察圖書館服務的現況，期望從現況中思考圖書館在提供個人書目資料管理的服務方向與程度。

貳、文獻探討
       一、個人書目資料管理軟體的功能與發展
　　個人書目資料管理軟體可以依據資料的類型建立、維護書目資料庫，單筆新增維護或批次匯入書目資料，並且提供檢索查詢的功能包括布林邏輯查詢與排序以便搜尋，也可過濾重複的書目資料予以刪除，同時利用Z39.50的功能直接連接資料庫進行檢索並下載書目資料至Local端，註記資料狀況例如是否已有全文或申請文獻複印中，加註個人讀書心得，以及連結文書處理軟體，在文書處理軟體中插入附註、自動產生參考書目，或自動轉換各期刊投稿所需之參考書目格式等。(註1)透過書目管理軟體彙整書目資料的功能，可以快速、有效率地的方式協助使用者個人研究。
　　盧秀婷指出：透過文獻探討方式比較個人書目資料管理軟體，從1991年Valerie與Dan依學科主題評比結果顯示，ProCite與EndNote適用於各學科，而Reference Manager適用生物科學與醫學；1993年希伯來大學(Hebrew University)評比Papyrus與Reference Manager匯入生物醫學資料庫時功能最強；1994年佛羅里達大學(University of Florida)評比書目資料匯入功能，顯示Reference Manager功能最強，其次Papyrus、EndNote；1996年Nicoll評比Reference Manager適用於研究生、學術研究人員與寫作者；1998年Evans對於功能，認為Reference Manager與ProCite功能較佳，其次為EndNote；盧秀婷從文獻探討中歸納Reference Manager評價最高，較適合科學與醫學研究人員，ProCite、EndNote、Papyrus較適合一般學科使用，然而ProCite、EndNote已被Reference Manager所屬ISI公司併購，Reference Manager版本中已陸續加入ProCite、EndNote的功能，故未來發展趨勢可能漸趨一致。(註2)

二、個人書目資料管理軟體檢索的盲點
　　個人書目資料管理軟體結合檢索與彙整書目資料的功能，讓使用者的資訊尋求行為能夠一氣呵成，檢索功能主要包含兩種，一種是在資料庫檢索後將書目資料匯入管理軟體，另一種是直接在書目管理軟體內連線檢索資料庫，並抓回資料。Brahmi與Gall認為在資料庫如醫學資料庫Medline內檢索，與從EndNote連線至Medline檢索所得的結果不同，發生檢索差異的原因在於EndNote連結到各資料庫檢索欄位的對應(Mapping)問題，即當EndNote連線至Medline檢索時，EndNote的檢索欄位對應到Medline的檢索欄位是否符合Medline本身精確檢索的設計？故在書目管理軟體內連線資料庫檢索結果與實際上在資料庫內檢索所得精確度會有差異性存在。另外在EndNote中必須熟悉資源的名稱或代理商名才易尋找多項資源，故EndNote適合簡易檢索，而非取代資料庫提供的進階檢索功能，建議使用者利用資料庫直接匯出功能將檢索結果的書目資料匯入EndNote，較能在完整的搜尋下找到需要的書目資料進而引用，畢竟如EndNote個人書目資料管理軟體的主要功能在於管理書目資料，而非檢索資料庫的書目資料。(註3)
　　每個資料庫的檢索能力是為該資料庫收錄的資料量身設計，故完整而嚴謹的文獻檢索，應避免查找資料的遺漏，針對個人書目資料管理軟體檢索上的盲點，圖書館在提供使用者服務或訓練指導時，應特別向使用者說明檢索上的差異，適度的應用各資料庫與書目管理軟體的優點協助研究，以避免造成使用者蒐尋文獻或研究上不完整。

三、國外圖書館提供個人書目資料管理軟體的服務
　　根據2000年一項針對澳洲39所大學進行個人書目資料管理軟體的調查顯示，46%的大學以全校授權(Site License)方式提供EndNote軟體，協助校內使用者管理個人書目資料，軟體的使用授權來自於大學的資訊科技服務單位或圖書館，使用者教育訓練也多由此二單位舉辦，一般多分為基礎課程與進階課程，不同單位提供的訓練課程內容不同，收費制度也有差異，形成競爭局面。在大學的研究生皆需EndNote應用的背景因素促使下，49%的圖書館致力於EndNote與資料庫間的連結，也積極投入使用者訓練，但訓練對於圖書館仍是一項極大的負擔，包括：圖書館需先培育訓練員，發展互動式教學例如：教育手冊、一對一教學等，熟悉軟體的操作。隨著科技的進步，參考館員扮演的角色愈來愈多功能化，圖書館提供個人書目資料管理的服務應該到何種程度？從長遠發展思考，圖書館是否有足夠的經費與能力負擔書目管理軟體的使用費用與使用者訓練成本等？個人書目資料管理軟體的出現與普及化的使用也衝擊著圖書館與學校資訊科技服務單位的業務界線，帶來的是業務競爭或者組織重整的發展，都挑戰著圖書館未來的發展。(註4)
　　資訊化的時代扮演Information Gateway的圖書館，除了面對資訊快速變化的考驗外，也必須跟隨使用者的腳步，新興資訊軟體的提供似也形成圖書館服務與行銷的一種模式，除了提供使用，服務的延續與發展是圖書館必須更審慎思考的長遠問題。

四、個人書目資料管理軟體的未來發展與期望
　　Simboli與Zhang指出個人書目資料管理軟體可加強發展軟體匯入格式(Filter)的功能，例如讓使用者可自行設定匯入的條件與格式；書目資料間超連結的功能，讓使用者可以透過引用(Citing)與被引用(Cited)的關係，充份悠遊於書目間，甚至連結全文。其也提出建議出版物平台的書目資料檢索結果，最好提供直接匯入書目管理軟體的功能，而標準化書目格式的發展將有助於不同平台、不同書目管理軟體間書目格式的匯出匯入管理，提升軟體的應用。(註5)
　　目前個人書目資料管理軟體多為國外產品，無法處理中文資料，僅Reference Manager在新增資料、插入附註、產生期刊格式可以處理中文，但輸入中文字碼時偶爾仍會產生亂碼，國內中文資料庫如中華民國期刊論文索引系統、全國圖書資訊網路、全國博碩士論文檢索系統亦無法批次匯入檢索結果，隨著個人書目資料管理逐漸成為資訊使用的重要一環，冀望國內也發展中文書目資料管理軟體或與國外廠商合作開發。(註6)
　　除了軟體的發展外，Siegler與Simboli也提到圖書館花費大量人力物力建置的館藏目錄除了提供檢索功能外，也可拓展書目資料應用的範圍，如館藏目錄資料正確性的加強更新與維護，以提供正確資訊；圖書館自行建置的資料庫如教職員工著作資料庫的書目格式，可與書目管理軟體互通，圖書館可從書目分析研究趨勢，協助館藏發展方向的擬定與評量使用者需求度的參考，也作為行銷方式加強圖書館與使用者的互動。(註7)
　　隨著使用者彙整資訊的需求與使用資訊的習慣，市面上的個人書目資料管理軟體功能也不斷地改進，例如EndNote軟體在管理書目資料時，即可透過內部設定連結檔案或URL的註記，將書目與資料內容串連在一起，顯現書目管理軟體在追循使用者資訊行為的密合度，這樣的產品發展趨勢不禁讓人反觀回中文市場逐漸明顯的使用需求與商機，是否圖書館在扮演軟體的提供者、使用的指導者外，如何充實可應用的書目資料？如何拓展書目資料被應用的途徑？也是值得思考的服務範圍。

參、資料蒐集方法
　　為觀察個人書目資料管理軟體的使用與圖書館服務的關係，筆者以簡單的實驗法與觀察法來蒐集相關資料，因本館未購買個人書目資料管理軟體產品，故參考使用者諮詢問題，選擇EndNote Version 9.0試用版於2005年10月至11月間進行測試，觀察國內大學圖書館的館藏目錄、國內外醫學相關資料庫與電子期刊等電子資源、網路書店、圖書館使用者教育訓練等在個人書目資料管理功能上提供的服務，並試用EndNote彙整書目資料的功能。

肆、圖書館提供個人書目資料管理軟體服務的現況
一、圖書館館藏目錄的個人書目資料管理功能
　　為瞭解目前國內圖書館館藏目錄系統提供個人書目資料管理的功能，特別抽樣國內20所公私立大學圖書館館藏目錄，就館藏目錄的檢索結果，研究系統可以提供個人書目資料管理的服務程度。
　　在抽樣的20所公私立大學圖書館館藏目錄中，共含括7套自動化系統，檢索結果提供的功能除了基本的瀏覽(Browsing)外，可以提供個人書目資料管理的功能尚包括：列印(Print/Screen)—指螢幕可直接呈現列印格式或列印功能鈕、電子郵件傳送(Email)—指系統提供郵件傳送功能、儲存(Save)—指系統提供直接下載存檔功能。20所大學圖書館館藏目錄中最普遍的個人書目資料管理功能為電子郵件傳送，19所學校皆有此功能，佔95%；其次為列印，10所學校具備，佔50%；儲存功能，9所學校具備，佔45%。每個學校展現書目資料格式會因自動化系統而不同，有些自動化系統提供匯出欄位的選擇，有些自動化系統以套版格式提供選擇，如：簡單格式、完整格式、MARC格式；而抽樣的20所大學圖書館中，以淡江大學圖書館館藏目錄較為特殊，除了提供一般匯出的格式，多一項可直接匯出EndNote格式的選擇，是目前觀察到提供個人書目資料管理服務程度更個人化的系統。(表一)

表一：國內20所公私立大學圖書館館藏目錄個人書目資料管理功能一覽表

註：本研究單從各家圖書館觀察館藏目錄提供的功能，難以從館藏目錄介面直接斷定館藏目錄為某廠商設計的某系統？故以符號如&、＊、＃、※、◎、%、□，代表觀察到的7套館藏目錄系統。

二、醫學相關資料庫、電子期刊等電子資源，與其他目錄的個人書目資料管理功能
　　資料庫與電子期刊平臺方面，就本館使用者經常利用之醫學相關資料庫，例如：Medline、PubMed、Web of Science、Up to Date、中華民國期刊論文索引系統(Web版)、全國博碩士論文摘要檢索系統、成大博碩士論文資料庫、Digital Dissertation Consortium數位化論文典藏聯盟；電子期刊如：ScienceDirect、Wiley Interscience、Blackwell Synergy、EBSCOHost-ASP、OVID_LWW、Oxford、SpringerLink、HighWire、IngentaConnect等平臺；其他目錄如：國家圖書館館藏目錄、全國圖書聯合目錄、美國國家醫學圖書館館藏目錄等，加以觀察資料庫、電子期刊平臺與其他目錄提供的個人書目資料管理功能。
　　就醫學相關資料庫而言，電子郵件傳送是個人書目資料管理最普遍的功能，其次為儲存與列印，如PubMed目前也提供RSS Feed功能，而Web of Science提供可直接輸出至書目管理軟體的功能。部份資料庫提供存檔格式的選擇，多如html、xml或text格式，少部份資料庫提供字碼如Big5、UTF-8與不同作業系統如Macintosh、Unix Style、Windows的選擇。
　　測試的醫學相關資料庫中，Up to Date資料庫具有知識庫屬性，故儲存與郵件傳送功能為內容而非書目資料；而成大博碩士論文資料庫為圖書館自行開發之論文資料庫，可以下載全文但未提供列印、郵件傳送、儲存書目資料等功能，自行開發的資料庫未來如何提供更便捷的書目資料管理功能，也許是圖書館可以嘗試研發或結合廠商力量發展的功能，而目前使用上得仰賴如全國博碩士論文摘要檢索系統提供的書目資料管理功能來彙整相關書目資訊。而當本館館藏無收錄使用者需求之書目資料時，可先仰賴如國家圖書館館藏目錄、全國圖書聯合目錄或美國國家醫學圖書館館藏目錄之書目資料與電子郵件傳送書目資料管理功能來彌補。
　　資料庫普遍提供郵件傳送書目資料，但電子郵件的格式需與個人書目資料管理軟體匯入的格式相符，或使用者自行設定匯入格式，才便於資料的彙整，而資料庫提供的儲存功能，在少部份的資料庫才有提供字碼、檔案格式、甚至不同作業系統的選擇，故在匯入資料時，不同語言、系統的書目資料仍容易發生匯入格式無法相容的問題，使用者需透過自行設定匯入格式的方式來解決。(表二)

表二：醫學相關資料庫個人書目資料管理功能

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