「中南部電子資源採購聯盟」－ 從經費談起

蘇淑華 　成大圖書館醫學院分館

緣起
　　隨著年齡增長，我知道有時候路走過就好了，很多事不需要回頭的，因此當館刊編輯小組希望我寫一篇有關「中南部電子資源採購聯盟」的文章，其實我很猶豫，一方面這個聯盟才運作一年，再者95年度醫院評鑑和邁向國際一流大學的計畫執行將每天的日子卡得緊緊的，很難靜下心來提筆，更重要的，我要再一次觸碰這兩年的傷口嗎？直到3月30日與31日醫院評鑑結束，好像沒有可以逃避的理由了，我告訴自己：「好吧！面對陽光就看不到陰影，再回頭一次，但是只記住曾經支持過我的人！」
　　這一年不只一次被問起有關組「中南部電子資源採購聯盟」的動機，「為什麼找金珊公司合作？」，甚至「是不是想取代台大的MERIT聯盟？（台灣地區醫學電子館藏資源共享聯盟）」，其實說穿了就是“為了錢”這三個字而已。因為92年到93年是成大醫圖經費最困窘的兩年，如何在有限的經費額度內作最好的運用，已經成為圖書館經營最大的挑戰，因此除了教授指定參考書外不主動採購圖書和視聽資料、?訂紙本期刊改訂電子版、向廠商爭取更好的折扣外，還能做什麼呢？如果其他館也同樣存在著經費短缺的問題，為什麼我們不聯合起來為自己找一條出路呢？醫學圖書館的同質性高，應該有些資源是大家都需要的，我想這應該也是90年台大籌組MERIT聯盟的用意之一，該聯盟除了彙整各館電子資源需求與廠商進行談判以取得優惠價格外，並計畫建置資料庫之主機與代理伺服器，以整合資料庫使用介面並改善網路連線速度，期使缺乏技術或人力的院、館能節省系統管理、主機維護與相關人事經費上的支出。
　　91年接任醫分館時，程主任曾提及MERIT需收取電子資源採購經費的10%，作為聯盟運作的行政費用，但學校不同意支付，其次以成大醫學中心讀者的使用率而言，使用MERIT的電子資源需連線至聯盟主機，是否會影響連線速度亦是重要考量之一，因此即使MERIT談妥的價格的確很讓我很心動，MERIT的宏觀也讓我很感佩，但尋求另外的解決方式已勢在必行，當然我很清楚地知道，以本館12個人力與現有資源，我不可能去運作另一個MERIT，也不可能去組一個全國性的聯盟，那麼還是從“經費”這個點出發，只鎖定在 “聯合採購”和“中南部區域性”聯盟。
　　至於為什麼找金珊公司合作，其實一開始並沒有預設廠商，而是為了「Blackwell Science：STM Collection期刊全文資料庫」這個產品，因為?紙本期刊被迫退出Blackwell Science的全國性聯盟，另找金珊詢價，除了「Blackwell Science」，另外「MD Consult資料庫」也是讀者一再反應的需求，我是因為產品才找廠商的，這個因緣後文會有詳細記述。

當我來到醫圖
       　91年2月底程主任巨細靡遺地講解所有的工作事項及檔案更新方式與頻率，最後以一句話總結「醫分館運作將近二十年，制度上都已上軌道，我人也還在總圖，不懂的都可以問，但是你得有心理準備，來這裡除了繁忙的館務外，還得穿得“水水的”，去當個“美麗的乞丐”，心理想既然長得不夠美麗，也就不用穿得“水水的”，我就是這個樣子囉！但是不管“美麗”或“不美麗”的乞丐，終究還是乞丐，糟了！我會不會上錯天堂投錯胎了？果真不幸料中，前一年的西文期刊經費2300萬，到91年底續訂的決標價格一舉突破了3000萬，先不提之前醫圖如何苦撐西文期刊的訂購，這平白多出來的700萬終成了壓倒醫圖經費預算的最後一根稻草，我開始冒冷汗了！
　　92年是到處籌措經費惡夢的開始，每天就想著可以跟誰要到錢？即使宋副校長除了正常年度預算600萬，另行補助150萬，醫院年度預算亦由590萬提高至1000萬，當年仍舊刪訂171種(324萬)西文期刊，93年醫院將年度預算再拉高至1200萬，分館並配合總圖向校部申請552萬補助款，但每年高達20%的複利漲幅像個無底洞，再次刪訂180種(740萬)西文期刊，這兩年是我在醫圖最痛苦的日子，找所有能找的人，不斷地提口頭或書面需求，甚至連結匯後的結餘款都簽請撥回醫圖繼續使用，就像簽呈所言，即使這樣的錢只能救回一種期刊，我都要救！這過程當然有碰壁甚至難堪的場面，曾經有同仁看我不斷碰撞也不斷受傷，有一天她跑來跟我說：「主任！我知道不該這麼說，但我很想勸妳，算了！不要再試了！」，我愣了一下，因為我幾乎不曾去思索別人眼中映照出來的自己是什麼模樣，這樣的一句話讓我有一天醒來，開始不斷地問自己：「我究竟為了什麼？我要不要繼續這樣的日子？如果刪減期刊成了每次醫學院圖書館管理委員會最重要的議題，那麼我們的前景在哪裡？」，醫學院的老師、醫院的醫師那樣繁忙的教學研究與門診壓力下，如果還有人願意花時間去追尋更新、更好的醫學知識與技術，為什麼我們不能全力支持？因為這些新知可能會減輕病痛甚至拯救生命，雖然我不知道它會發生在哪一天或哪個人身上，但還有什麼比生命和教育更值得投資的？接著我問自己：「除了跟別人要錢，我還能做什麼？」，宋副校長說：「學校分配圖儀費時並未因醫學期刊或設備比較貴而作特別考量，我沒辦法給妳更多支援了，募款吧！」，於是92年3月我們在圖委會討論出募款辦法，並於年底努力地傳達募款訊息，牙科和護理部是最認真的，每年均有幾筆捐款支援自己科部的期刊，而我們原本不寄望有人會捐款給醫圖，所以當93年5月許耿福醫師離職前夕捐了12萬7千5百元指定認捐西文電子期刊，這第一筆捐款讓醫圖同仁快瘋了，大家都不敢相信有人真的因為認同我們的服務而捐款給醫圖，然後是我們的圖委會副召集人楊宜青醫師以尊翁名義捐了12萬，事前我完全不知道他是自掏腰包，楊醫師只是很輕鬆地給我一封mail說他找到一位“苦主”了，捐贈的程序如何之類，當拿到那張成杏基金會的轉帳通知單時，我掉淚了，那是怎樣的一種信任啊！93年11月醫圖發動「感恩節您捐款我回禮特別活動」，為感謝每一筆捐款，我們回贈一套建築系王維潔老師畫作所製成的藏書票，雖然募款總額只有77,750元，有徐畢卿老師的5萬元，有院內醫師也有藥商，但更多醫學系、臨?所、護理系所學生一百二百三百的捐款，連圖書館的女婿化工系江建利老師都友情贊助5千元，對我而言，每一筆捐款都具有同等的意義，我想如果不是這些實質或精神上的支持，我無法鬥志高昂地面對每一天，同時也有捐款者表達對「MD CONSULT資料庫」及「LEXI-Comp資料庫」需求的聲音，雖然我笑稱要資料庫得再募款一千次，但是這次募款活動，我感受學生對醫圖的支持與期待，所以我把這些需求放在心上，而「MD CONSULT資料庫」及「LEXI-Comp資料庫」都是金珊公司的產品。
　　也是在92年經費困窘的這一年，我開始起念「能不能聯合其他的館壓低採購成本？」

「中南部電子資源採購聯盟」之前摸索期
　　92年7月我邀請以台南地區為主，常使用成大醫圖資源的11個圖書室及藥商在館內座談，並請飛資得公司列席，我認為應讓這些校外讀者的母機構瞭解她們的讀者或從業人員有這樣的資源需求，並進一?談談彼此能否有合作的空間，但一場座談會結束及之後回饋的訊息，我理解到使用者、成大醫圖和廠商間存在著一些認知上的差距，如果每年只付成大一筆使用費便可分享所有的電子資源是最理想的，但這卻是廠商不可能同意的，因此最後只剩下包括奇美醫院圖書室在內的4個最有可能合作的單位，分別與飛資得談OVID平台上的電子期刊及與EBSCO公司談「Blackwell Science：Synergy期刊全文資料庫」，四個單位開始比對彼此的期刊訂購狀況，扣掉重複期刊，並朝向只保留一份紙本的方面，幾度折衝之後EBSCO公司回覆「Blackwell Science」4個單位算3個site，成大和奇美同意各自付一個site的錢，另外二個單位共付一個site，但LWW電子期刊開出的售價卻是我難以接受的，且每個單位的訂期不同該如何切齊？再加上有些單位已面臨需決定年度續訂，作業時程已不容許繼續談判議價，92年的合作被迫終止，但也開啟了成大與奇美合作的契機。
　　92年底刪訂的期刊中內含LWW的數種紙本期刊，因此93年本館無法再享有LWW電子期刊的聯盟優惠價，便與奇美圖書室聯合採購Lippincott Custom 100電子期刊，這個產品允許採購單位自行組合所需要的100種電子期刊，因此先挑出雙方均訂購的期刊列為第一優先清單，剩餘的額度再兩館對分各自挑選，組成兩館LWW Custom 100 電子期刊的訂購內容，飛資得公司並承諾在訂單存續期間均各贈送兩館價值USD 15,000的紙本期刊，另加贈3個user數，共有6個user數，雖然只是兩個單位的訂購，但我體會到合作的好處。

「中南部電子資源採購聯盟」
       　93年底再度刪訂紙本期刊，其中Blackwell Science：STM Collection不幸中槍倒地，因為它的政策要綁紙本，無法維持紙本期刊勢必退出聯盟，但如果必須把刪訂的期刊補訂回來再加上漲幅，不僅經費支付困難，最重要的，館方如何說服系所科部既要刪期刊，又得強制有些出版社期刊不可刪？圖書館其實並無太多著力點，更慘的是醫圖事先完全不知道某些科部刪訂的考量是將該單位名下的期刊與醫圖“現有的”電子期刊進行比對，“目前”有提供電子期刊的紙本期刊便刪掉，如Blackwell’s 便是一例，因此一到94年就發生問題了，情況最嚴重的是牙科部的13種重要期刊內含在Blackwell Science：STM Collection之中，怎麼補救？代理商EBSCO公司沒辦法給我更好的解決方式，再試試第二家吧！金珊公司表示願意協助處理，但是阮囊羞澀呀！於是我表達如果再找幾家圖書館是否會有更好的折扣？
　　94年3月開始，金珊公司非常有誠意地與我談了幾次，從產品內容、價格、聯盟運作方式與時程，共提列了六種產品：(一)　Blackwell Science：Medicine and Nursing Collection (Health Science)電子期刊全文資料庫。(二)「MD Consult」&「First Consult」資料庫，可單購亦可整套購買。(三)「Cochrane Library資料庫」。(四)「Access Medicine電子書」。(五)「Thieme電子期刊」。(六)「BMJ電子期刊」。Blackwell Science：STM Collection經幾度連繫確定無法續訂，經比對二個package的內容及牙科部的13種重要期刊後，決定以Blackwell Science：M&N Collection代替，任一館對任一產品提出申請便開放試用，只要一加入聯盟便享有會員優惠價，3~5館、6~9館、10館以上均有不同級距的優惠，也就是愈多單位採購，價格愈便宜，成大不收取任何行政費用，因為我要的是結合大家的力量降低採購成本，其餘衍生的行政業務或費用，我願意付出，因為幫別人也就是幫我自己。
　　94年5月提至醫學院圖書館管理委員會討論後同意籌組聯盟，成大與金珊公司開始各自尋找可能合作的對象，發文中南部圖書館(室)，並於6月10日和8月25日在醫圖分別召開兩次公開說明會，因為我希望即使這些產品與價格是成大認可的，也應該讓合作館有表達意見及與廠商面對面溝通的機會，兩次說明會討論的有：期刊的重複性、停訂後的使用權、價格及計價方式、同時上線人數、已訂購客戶可否加入聯盟享受優惠、採購程序等等。9月下旬函告前述兩次公開說明會的會議紀錄，隔年2月發文合作館94年度下訂的單位及價格以昭公信，連同成大共12個單位受惠，但很可惜的是Blackwell Science：M&N Collection，最終因EBSCO與金珊對該產品代理權的問題未引進，本館最後採購了「MD Consult」資料庫及「Cochrane Library資料庫」，95年將訂購「BMJ電子期刊」，並考慮「Access Medicine電子書」及其他新產品。

聯盟的未來
       　成大今年已有邁向國際一流大學的經費挹注，是否會繼續維持聯盟的運作？理論上，醫圖最壞的時候已經過去了，未來的兩年至少沒有刪期刊的壓力，最重要的今年還有執行邁向國際一流大學特別預算的壓力，但是如果大家的確因參加聯盟得到節省經費的益處，為什麼我們不做？所以這個聯盟的未來我會交由合作館來決定，如果大家期待它繼續運作，那麼成大醫圖會陪著大家一起走下去，已先跟金珊公司有過初步會談，目前想法是針對地區醫院級的評鑑需求，幾個產品包裝成一個package，另外仍維持去年可單選產品的購置方式，至於是否引進新廠商或新產品，我想，我不排斥任何一種可能，只要這些需求是大家認可的。

結語
       　不管聯盟如何產生，未來走向哪裡，我仍要由衷地感謝這一路走來曾伸出援手的同仁與單位，以及陪我走過面對刪期刊壓力的前後兩屆圖委會召集人李伯璋醫師、張火炎老師及參與討論的委員們，張老師還以圖委會名義上簽及陪同見醫學院宋副校長及醫院陳院長，對這一切只能這樣說：「點滴在心頭」，當然也要感謝金珊公司很努力為這個聯盟催生，我們的館員柯雅慧小姐協助行政作業，還有所有參與聯盟的合作館，沒有妳們，就不會有「中南部電子資源採購聯盟」，最後要謝謝醫圖這一群認真可愛的工作伙伴們，因為大家努力地固守在自己工作崗位，讓我不僅沒有後顧之憂，也從不感到孤獨，與妳們共事真的是我的光榮，我期待且相信，我們的明天會更好！