SHERPA/RoMEO 網站上的每家出版社都可被歸入上述任何一種顏色分類中，且每一出版社會另針對自我典藏列出不同的條件（conditions）與限制（restrictions），即使是綠色出版者（green publisher）（註 4）亦然（Nottingham, 2006）。這些出版社所列的「條件」，通常不會妨礙作者典藏自己的作品，例如僅需在作品上標明出版社擁有著作權等；但其所列的「限制」，如需要密碼控制取用全文等 …，則往往會成為取得電子全文的阻礙。SHERPA/RoMEO 網站會特別註明這些條件與限制，然而這些條件與限制並不會反映在出版社的顏色分類上。此外，出版社與旗下期刊之間的顏色也未必一致，因此，除確認出版社所屬顏色外，還需再確認各出版社所列出的典藏條件，以及該文章所屬的期刊顏色及典藏條件 (Nottingham, 2006)。

註 2：Pre-print 與 Post-print 有許多定義，不同的定義可能會影響出版社對於著作權讓與的同意。SHERPA 所採用的定義是：Pre-print 是指未經審稿的文章；Post-print 則是指經過審稿及排版的文章（Nottingham, 2006）。
註 3：自我典藏的基本概念為個人收集文獻，此概念為機構典藏所延續（何萬順、劉濟慈，2009），故此處及之後所提到的自我典藏，邏輯上都應包括機構典藏。
註 4：屬於上述顏色分類中「綠色」的出版社。SHERPA/RoMEO 依據這些顏色分類，分別將所屬出版社稱為綠色出版者（green publisher）、藍色出版者（blue publisher）、黃色出版者（yellow publisher）和白色出版者（white publisher）。

三、成功大學執行之現況
　　即使多數出版社已經允許自我典藏，但因往往設有各式各樣的條件與限制，對於機構典藏而言，仍難以達成收藏全文之目的，故近來有越來越多的母機構會要求作者在尚未投稿之前，即將論文典藏在可公開取用的典藏系統中（註 5）。未來本校亦可參考此作法，進一步在作品完成之際，便先取得作者的非專屬授權，將文章典藏至機構典藏中，嗣後即使作者再將著作權轉讓或專屬授權給出版社，亦不會因此而影響先前非專屬授權的權利（賴文智，2009）（註 6）。
　　機構典藏透過 SHERPA/RoMEO 網站的整理，可以很方便地得知各出版社之典藏政策及要求，不需個別再與出版社確認並協商典藏政策，可節省許多調查時間。在釐清著作權歸屬之後，因有部份的文章著作權仍屬於作者，為要取得這些文章的授權，母機構會針對不同的資料類型擬定授權同意書，並請作者們簽署以取得相關授權。
　　成功大學機構典藏對此亦做了許多努力。過去幾個月來，在本校智慧財產權推廣及研究小組的協助下，工作小組已擬定了五份授權同意書及一份著作權聲明，分別為期刊論文著作權授權書、會議論文著作權授權書、專書著作權授權書、接受補助之專書著作權授權書、簡報檔著作權授權書和海報及議程著作權聲明。
　　期刊論文、研究計畫、博碩士論文，這三者是目前本校機構典藏內所收錄的大宗，故著作權問題也大多聚焦於這三者。三者中尤以期刊論文的問題最為複雜，所幸可透過 SHERPA/RoMEO 的網站查詢西文出版社的典藏政策，最後只要再向出版社確認即可。而在中文期刊方面，由於台灣目前並沒有類似英國 SHERPA/RoMEO 或日本學會團體版權政策（Society Copyright Policies in Japan，簡稱 SCPJ）（註 7）的計畫，所以無從得知各中文出版社對機構典藏的開放程度，為能順利典藏中文期刊論文，未來本校亦將和各校合作朝此方向努力，共同調查各中文出版社之現況。
　　在研究計畫方面，根據國科會及財團法人國家實驗研究院科技政策研究與資訊中心所提供的資料，依照科學技術基本法第六條（註 8）之規定，民國 88 年（註 9）以前的研究計畫，著作權屬於主管機關所有，民國 88 年以後的研究計畫，著作權則屬於執行機構所有，故本校機構典藏可直接收錄教師研究計畫報告書。
　　而在博碩士論文方面，由於許多博碩士論文當初簽署授權同意書時，並未附帶徵詢機構典藏意願，且博碩士論文全文亦有公開的限制，故本校目前採用允許使用者在機構典藏系統內檢索到博碩士論文後，再透過連結連至博碩士論文系統檢閱全文的方法。如此一來，既可避免著作權方面之疑慮，也可省去系統判別文章是否公開的麻煩。

註 5：針對此作法，SHERPA/RoMEO 調查後發現許多綠色出版社不一定會同意母機構這樣的舉動，而一些白色出版者反而會在某些特殊的條件下同意。SHERPA/RoMEO 預計將協助作者釐清哪些出版社與期刊會同意接受這些典藏要求（Nottingham, 2006）。
註 6：2009 年 6 月 19 日於台灣大學所舉辦的台灣機構典藏研討會中，賴文智律師提出針對機構未來的學術產出，可透過此方法先行取得授權，避免著作權讓與或專屬授權給出版社之後所產生的種種不便。
註 7：SCPJ Project 成立宗旨在於調查日本國內學會對於期刊論文典藏的開放程度。
註 8：科學技術基本法第六條：政府補助、委辦或出資之科學技術研究發展，應依評選或審查之方式決定對象，評選或審查應附理由。其所獲得之智慧財產權與成果，得將全部或一部歸屬於研究機構或企業所有或授權使用，不受國有財產法之限制。
　　前項智慧財產權與成果之歸屬與運用，依公平與效益原則，參酌資本與勞務之比例與貢獻，科學技術研究發展成果之性質、運用潛力、社會公益、國家安全及對市場之影響，就其要件、期限、範圍、比例、登記、管理、收益分配及程序等事項，由行政院統籌規劃，並由各主管機關訂定相關法令施行之。
註 9：依計畫年度區分。可參考計畫編號上註明之日期，如 NSC96-2221-E006-341，其計畫年度為民國 96 年。

肆、成功大學機構典藏現況
  　　本校自 2007 年 12 月加入教育部「建制機構學術成果典藏計畫」，即開始籌備設置成功大學機構典藏系統，隨後並成為該計畫的種子學校之一，負責輔導國立中正大學、國立台南藝術大學、輔仁大學、南台科技大學、國立高雄大學、稻江科技暨管理學院、國立台南大學、東吳大學、致理技術學院、樹人醫護管理專校等十所學校進行機構典藏計畫，目前已協助前七校完成系統建置。

一、成功大學機構典藏系統
　　本校機構典藏系統（如圖二）提供有文章搜尋、作者著作搜尋、系所與作者上傳或下載排行等功能，若是在系統中搜尋到之資料有授權本系統進行全文典藏，即可選擇全文下載、線上瀏覽或是超連結至該篇文章之網址等功能。

　　截至 2009 年 6 月底止，系統中已典藏本校研究產出及教職員生著作，共計 30,999 筆資料，包括期刊論文、碩博士論文、校刊等，典藏資料類型及數量如表二所示。未來除繼續增加各種資料類型的典藏數量外，另會收錄國科會計畫、會議議程與海報等珍貴資料。

表二　圖書館功能與讀者想法之對應

* 資料整理日期：2009 年 6 月 25 日

　　目前機構典藏系統所收錄的資料，除了碩博士論文由本校碩博士論文系統轉入外，其餘收錄途徑皆如圖三所示：

(一) 蒐集相關產出：除向研發處及各院級單位取得本校之研發產出清單外，亦自行於政府研究資訊系統，搜尋本校教師接受各級政府單位補助之研究計畫，並定期收集校內出版之各式刊物及研討會出版品等。
(二) 資料整理：依蒐集而來的著作清單整理書目、按系統規格建檔，並製作教師著作清單。
(三) 上傳書目：將教師著作之書目資料（含摘要）上傳至系統。
(四) 釐清著作權歸屬：上傳著作之基本書目資料及摘要後，另針對文章全文進行著作權歸屬判別，若是可取得授權之著作，待取得授權後便將全文收錄至系統典藏之；若是暫時無法取得授權之著作，則維持僅典藏書目資料之狀態。

　　成功大學機構典藏系統自 2008 年 9 月開始上線服務以來，在短短一年餘的時間已超過 40 萬使用人次，平均每日約有 1,300 人次之流量。若對如此多的瀏覽人數加以分析，可發現除了來自台灣各地的使用者外，還有為數不少的國外使用者。以最近一個月之瀏覽資料為例（2009 年 5 月 25 日至 2009 年 6 月 24 日），在 24,952 瀏覽人次中，除了來自台灣的連線外，也有不少使用者來自中國大陸、美國、香港、英國等國家（如表三），足見本系統已逐漸被世界各國使用者使用，將有助於增進本校學術產出的曝光率與學校知名度，相信在不久的將來，瀏覽與使用本校機構典藏的使用者將來自更多國家，使用次數亦會持續上升。

表二　成功大學機構典藏系統連線來源國家列表

1. 統計期間：2009 年 5 月 25 日至 6 月 24 日
2. 分析日期：2009 年 6 月 25 日

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