成功大學圖書館「募款辦法」「會員制申請辦法」起草始末

侯雲卿
成功大學　圖書館

壹、前言
　　根據本館歷年業務統計，圖書館之購書經費自七十八年起逐年成長，直到八十四年停止成長，至今連續四年學校對圖書館之分配款維持不變。近二、三年來實施校務基金制度後，學校整體來自政府撥款的經費已從過去之 70%-80% 縮減至不足 50%。各院系皆感到校撥經費年年縮減之壓力，紛紛致力於開源節流。學校已盡力支持圖書館，然而在每年書刊經費平均上漲 10% 之情形下，如無其它經費之補助，圖書館至少每年要刪訂若干資料以因應，因此，這幾年來期刊之汰換情形頻繁。
　　圖書館之入館人數五年來呈倍數成長，其中校外人數已急遽攀升至與本校使用人數相等，可見校外人士對本館資料需求之殷切。圖書館對校外讀者投注相當之資源包括閱覽座位、閱覽設備、資訊設備、視聽設備、工讀生上架、及服務人力等。不僅影響到本校讀者之權利，對圖書館的人力、經費亦受到相當影響。本校圖書館是南台灣最大規模之學術圖書館，各級學校與工商產業界十分仰賴本館資源，如何兼顧校外讀者知的需求、校內讀者教學研究及館內營運之順遂，創造三贏之局面，是本館經常討論之課題。
　　圖書館三年來陸續刪訂期刊，有部份校內老師願意捐獻期刊，並鼓勵圖書館向校友及熱心公益人士募款。蔡文達館長對如何開源節流有明確之指示：一、節流不可影響服務品質，因此刪訂之書刊必須加強館際合作以彌補，如：加速館際文件之供應，校際核心期刊、非核心期刊協調訂購以避免不必要之重複。二、開源須兼顧分享校外讀者與各產業需求、本校讀者之權利及同仁之工作負荷，可行之道為『使用者付費』。有鑒於個人及機關團體之需求不同，並考量經濟效益，擬定『個人會員制』及『團體會員制』。另對有心從事公益事務之個人或機關團體則設置『募款辦法』。

貳、作業經過
　　募款辦法及圖書館會員辦法自構想至八十七年八月正式推出, 整個行政流程為：1. 行政小組討論 2. 館務會議討論 3. 圖書委員會討論 4. 校部主管會報議決 5. 相關組別及分館提出相關服務方案 6. 行政小組彙整擬定整個作業流程 7. 由行政室執行，茲簡述如下：
1. 行政小組討論
　　本案之研擬由圖書館之行政小組負責，首先對國內外文獻著手，試圖找出可參考之案例。筆者曾因訪問之便參考了美國 University of South Norris Medical Library、University of California, San Francisco Library and Center for knowledge management 及 Libraries of University of Chicago, Illinois 等三個圖書館作法，國內部份則參閱台大之募款辦法及中山大學圖書館之友相關資料，經製表比對，研擬適合本館之項目。
2. 館務會議討論
　　行政小組是本館一個跨組別的工作小組，專門研擬與圖書館管理有關之方案，所有研擬的案子均需提館務會議討論，並討論其可行性。在會中同仁擔心的是服務成本抵不過會費收入，再則擔心影響校內讀者之使用權益以及若干珍貴館藏遺失或破損。最後在蔡館長之鼓勵下，同仁終於放心走出了這一步。
3. 圖書委員會討論
　　本校之圖書委員會創於六十七年，其任務為審議：經費之分配與利用、管理章則、中長期發展計畫、其他有關改進運作事項。依往例,募款辦法及會員辦法以三個提案送委員會討論。委員中不乏有募款及成立基金會之教授，提出相當多之寶貴經驗，包括將期刊認捐辦法納入募款辦法、辦法是法源之一應保留彈性、提供之服務不必列入辦法中以免時空有變化時還須修法。前後經過兩次委員會討論，中間由三位委員與圖書館行政小組共同組成工作小組一起討論。
4. 校部主管會報議決
　　經圖書委員會討論通過之議案再提校部主管會報討論。主管會報由校長主持，參加人員均為一級單位主管，在主管們行政豐富的經驗下提出若干指正，圓熟的法源終於誕生了（如附件一、二）。
5. 相關組別及分館提出相關服務方案
　　在前面的過程中忽略了一個重點，服務內容為保持時空之彈性不一一列出，僅依本館「對外開放圖書資料借閱辦法」施行，此法內容規範了校友、學分班暨各類推廣教育班、選讀生及交換學生之服務相關事項。惟該辦法之修訂需經行政會議通過，因此日後宜進行修改本法或另立新法以規範之。
6. 行政小組彙整擬定作業流程
　　無論會員制或募款辦法，除圖書館之服務問題外，還有會費收入與保證金日後退費之問題。個人會員及團體會員年費可以納入對外開放服務費收支並列項目。保證金日後退費問題，需配合會計室、出納組作業流程。募款收入亦須編入學校概算校務基金。各環結之銜接，行政小組均明列作業流程，以供相關單位之參考。
7. 由行政室執行
　　此一新增服務項目，關係到各組協調、校內相關單位之作業配合，最重要是需有一專責單位服務讀者。經館長指示，開辦此服務之頭一、二年由行政室執行，俟上軌道後再交由合適的組別承辦。目前已規劃完成「個人會員申請書」與「團體會員申請書」（如附件三、四）。募款之文宣則有待進一步研擬。

參、項目考量
1. 對象
　　募款的主要對象以本校教師、校友及熱心公益的個人或團體。本校教師之教學研究深受本館館藏的影響，三年來圖書館連年刪訂期刊，少訂圖書，導致申請國內、外館際複印的案件增加，對讀者之金錢及時間都相當不經濟，若因資料獲得不易而省略資訊的獲取，其損失則難以估計，故有教師捐贈期刊之建議。筆者曾詢問期刊代理商及出版商，讀者以其學會會員之優惠捐贈期刊給圖書館之可能性，期刊代理商在作業上可配合，出版商則堅持會員之優惠僅限個人使用，故將期刊捐贈方式修改為認養方式。
　　依館方的預估，圖書館要獲得校友捐款困難度較高，因絕大部份的校友寧可捐款給畢業系所。然而校友畢業後對母校圖書館仰賴仍深，尤其是居住或工作在南部地區的校友為甚。目前學校的作法是透過校友聯絡中心辦理校友證，圖書館即提供相關服務，只收取校友會費 1200 元，即可享受終身的圖書館資訊服務。自八十四年推行以來，辦證人數已激增至 1076 人。團體會員設定為中小企業及未來進駐台南科學園區之廠商。中小企業對工商資訊及研發技術資訊需求相當殷切，若其獨自設置一個資訊單位，維持成本相當高，如每年繳交年費成為本館的會員，即可利用圖書館的資源與服務。個人會員之對象以附近社區民眾及臨近學校之師生為主，年齡限制 16 歲以上。有年齡限制之考量因素為本館館藏性質偏學術性，以提供參閱資料為主要服務，並不提供一般閱覽服務。
2. 費用之計算
　　團體會員制之年費為一年五萬元，根據圖書館管理的經驗，企業團體之需求是期刊高於圖書，工商資訊檢索高於一般資料，圖書館因之必須提供高人力的相關服務，因此在考量整體服務成本下，訂定較高之基本服務費。且圖書館之部份服務必須另外收費，如使用國外資料庫及國內、外文件提供均依對方之收費再加收服務費。個人會員一年二千元之年費相當低廉，主要目的在響應 總統心靈改革，提倡書香社會，同時讓常需入館參閱資料之校外讀者有合法之使用權並得到相關之服務。在討論之過程中最擔心的是這些校外讀者不慎遺失、破損高價圖書或絕版圖書，於是擬定保證金制度，提醒意義重於實值，若果真遺失絕版圖書，再多的金錢也彌補不回。
3. 回饋方式或服務內容
　　募款制度設定捐款人之目的，主要在捐助文教事業的成長，故回饋方式也以感念之設計為主，圖書館將於適當之地點拓名感謝。如捐款金額超過一百萬元，將報請學校公開表揚，此外依金額之多寡發給不同名稱之識別卡及相關服務一年，其感謝之意義高於實質利用之目的。
　　團體會員主要以工商產業等機關團體為主，本館之服務以支援其研發及提供工商資訊。服務項目上除了提供基本圖書借閱服務外，主要是參考諮詢及資料庫之檢索服務，此外亦提供國內、外圖書館館際合作文件傳遞，也就是說可以透過本館的服務，獲得國內、外圖書館或資訊單位所擁有之資料。為了方便提供本館部份書刊資料之原文，本館亦提供付費之原文影印服務。團體會員卡採取認證不認人之識別方法，方便申請機構多人使用本館資源及服務。該機構須指定一專人作為與本館業務聯絡之單一窗口，該人須負責借閱資料之催缺，記錄該卡之使用人及結清相關帳目。個人會員採取一人用證，限本人使用。可享受之服務僅限於圖書借閱，借閱圖書之冊數比照本校與南部若干圖書館所簽訂「圖書資料互借辦法」之規定。如個人會員需要特殊之資訊服務，則依照一般校外人士收費。

肆、結語
　　募款之績效是可遇不可求的，本館將配合學校政策努力進行推動，募款制的回饋方式，比較不會帶給圖書館太多的服務成本，期待校友除了母系之回饋,亦能心繫曾提供無窮知識寶藏及終身學習之圖書館的發展。捐款大眾除了對宗教及慈善事業的奉獻外，捐助文教事業的發展是另一可長可久之考慮，尤其對圖書館捐獻受惠的人何止千萬，對人類文化的保存與傳播有莫大的頁獻。
　　全館同仁對提出團體會員制及個人會員制之構想，究竟其服務成本及收費能否相抵，是否有助於圖書館經營經費之增加，均採取保留之想法。尤其圖書館開放外借，既無法採取積極之防範措施，也無法如本校教職員工生在離校手續上做最後把關，因此開放借書後之遺失破損率值得觀察。最希望的是這些圖書館之友們能珍惜本館開放資源的誠心，能以圖書館之各項館藏均屬公共財產而好好愛護及使用。

附件一
國立成功大學圖書館募款辦法
87 年 3 月 4 日第四三七次主管會報討論通過

壹、宗旨
　　國立成功大學圖書館（以下簡稱本館），為支援教育與學術研究以及產業發展，特訂定此辦法。

貳、募款應用範疇
一、採購圖書、期刊及相關資料。
二、購置圖書館相關設備。
三、支援圖書館其他運作事項。

參、募款納入校務基金

肆、對捐款者之回饋
一、個人捐款金額累計每達新臺幣伍千元者，本館將提供捐款者借書證一張及各項服務一年。
二、個人及團體捐款金額累計每達新臺幣壹拾萬元者，本館將提供捐款者「國立成功大學圖書館榮譽之友卡」一張及各項服務一年，並拓名感謝。
三、個人及團體捐款金額累計每達新臺幣壹佰萬元以上者，本館將提供捐款者「國立成功大學圖書館榮譽之友金卡」一張及各項服務，並拓名感謝及報校褒揚。
四、期刊認捐者，在該刊蓋「贈書人」章。
五、本館所提供的服務，依本館「對外開放圖書資料借閱辦法」施行。

伍、本辦法經圖書委員會討論，並經主管會報通過後實施，修正時亦同。

附件二
國立成功大學圖書館會員申請辦法
87 年 3 月 4 日第四三七次主管會報討論通過

壹、宗旨
　　國立成功大學圖書館（以下簡稱本館），為支援教育與學術研究以及產業發展，特訂定此辦法。

貳、會員申請對象及方式
一、申請對象：個人及各界機關團體。
二、申請方式：
　　個人會員：每年年費二千元，並加收保證金三千元，屆期無息退還。將提供「會員卡」一張及各項服務一年。若一次繳足十年年費，則視為永久會員，免收保證金。
　　團體會員：每年年費五萬元，將提供「會員卡」一張及各項服務一年。
三、會費納入校務基金。

參、服務內容
　　本館所提供的服務，依本館「對外開放圖書資料借閱辦法」施行。

肆、本辦法經圖書委員會討論，並經主管會報通過後實施，修正時亦同。

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