淺談期刊組業務與政府採購法施行後之期刊採訪
A Study on the Issues of Serials Division and Serials Acquisitions after the New Government Procurement Law Came into Effect

林佑璉

【摘　要】
　　期刊為學術研究者不可或缺的資料，其所發表的論文多半為原始資料，且最即時，最新穎，比一般書籍更為完整、深入，學術價值頗高。近年來期刊出版商因紙張漲價，通貨膨漲，訂量減少等因素價格每年上漲，對出版商、研究者及圖書館均造成極大之衝激，而政府採購法施行後，對期刊採購造成另一波影響。本文就本館期刊組成立後重要工作及政府採購法施行後對本館期刊採購之影響略述之。

【Abstract】
　　Scholarly journal has played an important role in the academic world.Most of the works obtained in scholarly journals are most current. For the researchers, the journal is the communication channel among the scholars. The library has struggled with the increasing cost and decreasing subscriptions during the past several years. Government Procurement Law promulgated by the president on May 27, 1998 has new impact on the library acquisition. This article reports the current status of the Serials Division of National Cheng-Kung University Library and discusses the impact of the new procurement law on the journal collection development.

【關鍵詞】：期刊採購、期刊管理、期刊作業、館際合作、政府採購法

【Keywords】：Serials Acquisition、Serials Management、Serials Processes、Interlibrary Loan、Government Procurement Law

壹、前言
　　大學為學術研究之高等教育學府，圖書館是大學之心臟，而圖書館之心臟為書刊資料，每年學校都會編列一定的經費購置書刊資料。期刊因其所發表的論文多半為原始資料，且最即時，最新穎，比一般書籍更為完整、深入，學術價值頗高為學術研究者不可或缺的資料。近年來期刊出版商因紙張漲價、通貨膨漲、訂量減少等因素平均每年有 10%-15% 之漲幅，本館每年期刊經費已高達全館圖儀費之 70-80%（表一），為因應龐大作業需求，特於民國八十四年成立期刊組。茲將期刊組成立後之重點工作、期刊採購作業之繁瑣、近年期刊採購遇到之困難及政府採購法施行以來對期刊採購之影響略述於下。

貳、期刊組成立後之重點工作
　　本館期刊作業，原採分散制，由採錄組負責採購及裝訂期刊之登錄等作業，閱覽組之西文期刊室負責期刊到館後之登收、催缺、裝訂、閱覽、讀者服務等作業，而典藏組負責西文期刊書庫之管理。鑑於期刊書庫管理經常需查核期刊目錄、訂閱狀況、到刊狀況 … 等，由典藏部門管理，流程較不順暢，而改由西文期刊室自行管理。期刊採購、驗收、編目 … 各項業務環環相扣，且期刊異動頻繁，若整合於同一組織，必能獲得最佳服務效能。故八十四年十月組織調整時，將期刊作業改採集中制，單獨成立期刊組，期刊之採購、登收、催缺、裝訂、閱覽參考、典藏等所有業務集中，作業順暢而有效率，除了事權統一外，同樣的人員處理所有記錄，可減少錯誤與不必要之重複記錄，改善讀者服務。
一、期刊自動化
　　本館自動化系統期刊模組，自早期自行開發的系統和後來的 UTLAS T/50C 系統，均因種種因素期刊模組功能未能全部完成，故期刊作業一直是人工與電腦作業雙向並行，一路走來十分辛苦，耗費了許多人力。
　　一九九九年初，鑑於 T/50C 速度實在太慢影響工作效率，而新的 T2 系統期刊模組已在轉檔測試階段，預計四月份上線，再則本組業務量大，無法雙向作業，決定先以人工作業過渡，期望 T2 系統如期於四月份上線運作。沒想到人工作業一拖就是一年多，T2 的期刊模組也一直停留在測試階段，往往是測試提出的問題，久久得不到回應，組內同仁測得非常辛苦，測試成了期刊組揮之不去的夢魘。自八十七年中 T/50C 系統檔案轉出後，舊系統之館藏及聯合目錄（Summary holdings）已一年多未更新，新系統又不能作業，讀者面臨無法得到正確期刊館藏資訊之困擾。我們做了些權宜措施，如將近兩三年來用 PC 辛苦建立之期刊資料做一備份放在現刊區讀者查詢之電腦，供讀者查詢，同時將轉檔時之館藏資料更新後請資訊組幫忙寫程式列印出館藏目錄，供組內館合作業查詢，並放置書庫各樓層供讀者參考。
二、成立技術報告暨微縮資料室
　　本館微縮資料以技術報告居多，原放置光碟室。八十四年期刊組成立後，技術報告之採購、編目、閱覽 … 等作業均由本組負責。我們將原存光碟室之微縮資料及散置館內各處之技術報告，集中成立『技術報告暨微縮資料室』，幾年來，花了許多人力將以往購置無餘力處理之大批成套技術報告如 AIAA 及 NASA report … 等一一整理、登錄、鍵檔。
三、書目及館藏維護
　　為了自動化之轉檔，也為了書目及館藏之正確，書目及館藏維護一直是我們的工作重點之一，除了發現錯誤馬上修正外，書目轉至新系統後，亦逐筆查核書目轉入之正確性；館藏方面除了發現漏掛、掛錯 … 等，隨時更正外，亦規劃將來上線後，逐筆核對館藏。
四、積極加強館際合作
　　近年來圖書館在預算緊縮且書刊經費每年以 10% 至 15% 速度成長之情形下，必須靠館際合作方能滿足讀者之需求。如何改善館際合作速度之瓶頸是我們努力之目標，八十六年引進 Ariel 文獻傳遞系統，其快速、方便的優點，可節省館員作業及讀者等待之時間，因之大力推廣，當時與本館以 Ariel 系統互傳資料之圖書館不到五個，如今本館處理之館合件中有 95% 以上均以網路互傳資料，當然『全國期刊目錄暨館際合作系統』之啟用是最大之功臣。
五、與中山、中正間之期刊快速服務
　　透過期刊快速服務系統機制，使三校師生能享受更多更快速之文獻服務，且自八十八年七月起，三校間館際合作，除了三天到件外並完全免費，三校師生受益良多；希藉此儘量減少各校非核心期刊之重複購置，並增加期刊利用之總種數。
六、與中山、中正合作訂購期刊計劃
　　中山、中正大學與本校關係密切，經調查三校重複訂購之外文期刊甚多，為了減輕各校訂購西文期刊之龐大經費壓力，乃進行三校期刊合作訂購計劃。執行兩年以來，尚因圖書館對外文期刊訂購無決定權，各系所本位主義心理因素仍無法除去，故未見具體成效，還有待我們繼續努力。
七、引進電子期刊
　　電子期刊有易於檢索，不受時空限制之優點，近年來深受讀者之喜好，愈來愈多的出版社除了發行紙本期刊外，同時出版電子版，或免費提供紙本訂戶使用，或酌收部分費用。免費電子期刊從兩三年前每年約幾十種至今每年近兩百種，成長速度相當驚人，也成了期刊採購重點工作之一，每年下訂後要求代理商提供免費電子期刊清單，再與出版商聯繫，簽訂使用許可，此外還需一一測試，無問題後方能公告於網頁，供眾查詢；上線後又常因網路流量控制，或其他原因不能使用，須多方聯繫，找出原諉。至於國內組成策略聯盟之 Elsevier 及 AP 兩大出版社之電子期刊全文資料庫—SDOS、IDEAL，本館更是積極向學校申請經費引進。
八、疏解書庫擁擠
　　期刊書庫擁擠是長期來期刊工作人員之困擾，除了不停移架外，亦全面於書庫之走道靠邊處增加書架，然而還是不足以應付每年上萬冊之成長量，商得典組同意，讓出後館四樓日文書庫部份空間，將日文期刊移往該處，西文期刊書庫得以疏解，期能維持至遷館。至於中文期刊書庫，亦以增加書架及將罕用雜誌移至百年書庫作疏解擁擠之對策。報紙室方面亦將四十九年前之館藏舊報紙移送百年書庫來解決空間問題。
九、全面重編期刊架位號以為遷館之準備
　　由於期刊每年有增刪，期刊架位勢必變動，不但館員作業困擾，電腦檔需每年更改架位資料，亦為極繁瑣之工作。有鑑於此，乃重編期刊之架位號，同一種期刊之現過刊用同一架號，且可視為該刊之識別碼，永遠不變，自八十六年底起陸續將西文、日文、中文期刊重新編碼，並將幾十萬本過刊一一重貼架位標示，如今除了中文過刊尚加緊貼架位外，均已陸續完成，增加了工讀生上架之速度及正確性。鑑於遷館在即，文、管二分館必須回歸總館，乃與兩館商量，建議分館架位重編，與總館期刊一起排架，為將來合併做準備，以簡化遷館作業，此部分作業亦已完成。

參、近年來之期刊採購之困難
　　本館中文期刊因價格便宜，國內學術性期刊及市面上暢銷期刊多能網羅入館，滿足讀者需求；外文期刊價格昂貴，期刊經費之分配有其歷史包袱，除了一九九三至一九九五年因經費充裕，外文期刊連續成長三年外，每年只能允許各系所就原有額度做增刪，但期刊經費還是因為 10% 至 15% 之漲幅而直線上升；一九九八及一九九九年終因經費縮減及多年來期刊漲價之影響，導致本館非刪期刊不可，兩年各刪訂 15% 及 25% 之期刊，約刪了六百多種期刊，嚴重影響了本校之教學與研究工作，最難應付的是讀者的質疑，及發現所需期刊被刪後之不理性指責。八十八年初館長特於主管會報中將此狀況提出報告，而得到校長之支持，二○○○年期刊不再刪減，不足之經費由學校支援。
　　也有許多系所提供本館經費繼續維持已有之期刊，同系所經費還要分圖書館及系所自費來控制，增加了採購作業經費控制之難度，一九九八年期刊因匯率變動，台幣劇貶，幸好學校能體會我們之困境而額外撥款。一九九九年期刊經費依然困難，故與代理商協商核心期刊兩年一訂，另 MEP 期刊採直接訂購節省運費，代理商也因與本館多年合作良好關係，體諒本館經費拮据，服務費再降 1%。八十八年五月二十六日政府採購法施行，所有財務採購超過公告金額十分之一者，均須公開招標，與代理商之兩年一訂口頭承諾則無法兌現。
　　二○○○年期刊採購作業因無招標經驗，一切均在摸索，學校採購暫行辦法規定一百萬元以下之書刊採購由圖書館自行處理，中文、日文期刊經費都在百萬之內，在招標經驗豐富之館長帶領下，均順利決標。經費龐大之外文期刊，交由總務單位處理，經多次溝通交換意見，公告時已接近年底，MEP 案順利決標，其他刊物第二次開標時為免影響期刊收刊，以超底價決標。每年之採購作業前後需半年以上，沒親自做過期刊的人很難了解期刊管理之瑣碎，茲將我們作業程序概略敘述於後。
一、中文期刊採購作業程序
1. 自 PC 檔印出訂購中清單。
2. 逐筆查核出刊狀況與應收期數，有問題者與代理商溝通。
3. 根據使用率及出刊狀況決定續訂與否。
4. 根據讀者推荐、出版訊息及館藏政策決定新訂清單。
5. 將續訂、新訂清單加以整合（含文、管圖及系自費清單），國內與大陸期刊分開繕製下年度訂購清單，分開招標。
6. 進行招標作業。
7. 與得標廠商簽訂合約後，得標廠商依合約進行各項訂購作業。
8. 大部份期刊首期到刊後，根據代理商下訂記錄請代理商依本館需求（依館別、經費別 … 等）開發票。
9. 核對發票正確否。
10. 請款作業。
11. 合約到期後，檢視未收刊、缺刊部分，請求退款。
12. 驗收作業。
13. 隨時接受讀者推荐之零星訂單並處理之。
二、西文期刊採購作業程序
1. 前置作業：
(1) 請代理商提供 group title 清單，先將 group title 註鍵檔，因為發票是依 group title 型式鍵檔，而同一 group title 之刊物並非同一推介單位，給系所之續訂清單必須按個別 title 列出。
(2) 算出每一個別 title 之價格並鍵檔，無價格者上網查出。
(3) 期刊使用率之整理及鍵檔。
2. 預估下年度經費，並決定下年度期刊續訂增刪原則。
3. 依核心期刊、總館經費期刊、及系所自費期刊製作各系所續訂清單，並列印。
4. 準備續訂通知，列明注意事項，連同各系所續訂清單一併送交各系所主管及業務連繫老師。
5. 期限過後尚未送回之系所一一去電催討。
6. 各系所清單整理：查核各系所是否依規定作業？經費是否超支？有疑問者一一與各單位溝通。
7. 整理出各系所刪訂總清單，再次送各系所評估是否認養，若認養除非系所提供經費，否則必須再刪等值之期刊。
8. 期限內收回各系認養清單，未送回之系所一一去電催討。
9. 整理各系認養清單，合算經費是否超支
10. 確定新訂、刪訂清單，新訂部份上網查詢價格，書目資料不詳者上網查證或聯絡推荐系所提供。
11. 新、刪訂資料於 PC 鍵檔。
12. 製作各系所新、刪訂清單，通知各系所
13. 新訂資料書目鍵檔。
14. 請擬自費訂購期刊之系所將經費撥入總館。
15. 將訂單依訂購方式拆成二批或更多，分批招標。
16. 決標後，得標廠商未能提供之刊物，另行下訂。
17. 決標後皆須與代理商查核起訂卷期。
18. 合約簽訂。
19. 請廠商開發票，本館核對無誤後付款。
20. 合約到期後，檢視未收刊缺刊部分，請求退款。
21. 驗收作業。

肆、政府採購法施行後對期刊採購之影響
一、需提早作業，且作業時程延長
　　期刊出刊常視訂購量而訂，且有下訂時間限制，例如大陸期刊須於每年十月底前下訂，否則即可能無法訂到；又如外文期刊，下訂晚可能導至隔年首期缺刊，因此把握採購時效，使期刊收刊準確無誤，是期刊採購之重點。以往我們訂單準備好即可下訂，然而政府採購法的施行，帶來了繁複的文書作業與行政程序，同時尚需預估公告天數、投標廠商作業天數、合約簽訂天數，這中間可能因投標廠商家數不足流標，須重新公告導致整個採購作業延後之慮，因此須提早兩個月進行採購作業，而提早作業往往又因下年度經費未定，續訂作業原則無法確定，而增加作業之困難度。
二、期刊定價較難掌握
　　由於提早作業，出版社之價格政策尚未確定，無論上網查詢價格或請代理商估價，均造成估價困難，影響預算控制。
三、繁複的文書作業與行政程序，增加館員的工作負擔
　　館員不再只是擬定訂單而已，尚需自行繕製各項招標所需文件，如報價單、規格表、招標須知、合約書草稿 … 等，決標後需辦理簽約事宜，此外與學校行政單位之間的協調溝通，尤其訂期刊均需預付款，與一般圖書或財物採購驗收無誤方付款不同，在在需要費心，增加不少館員工作負擔。
四、訂單缺乏修改彈性
　　期刊是多變性的，在整個招標過程中，可能發生停刊、改刊、合刊 … 等狀況，由於標案已公告，無法隨時更改，加上各投標廠商掌握訊息不一，能報價之刊物不同，不同比價基準，增加開標作業之煩瑣及困難度。
五、優良代理商難以掌握
　　期刊採購不同於一般物品採購，它不是整批交貨、驗收後就結束整個案子；期刊訂購強調售後服務，如何確保每期準時收刊，以及後續的催缺補齊，向來是期刊作業的重點之一，因此優良的代理商是非常重要的，然而政府採購法施行後，公開招標作業一切以價格取向，對於廠商的選擇已無主導權，只能藉由投標須知及合約書來規範廠商。
六、簡化請款作業
　　以往自由採購，請款作業必須合乎學校規定，每個請購案有金額上限之限制，數千萬之期刊採購，每年要製作數十件請購案，招標作業在請款方面簡化許多，一個標案一次即可將全部款項處理完畢。
七、正式合約對廠商較有約束力
　　以往自由採購，與代理商間不論是口頭或書面約定，碰到不良代理商時，發生缺刊 … 等狀況時，館員需一再與之聯繫溝通要求退款或補償，結果甚至拖延數月才能解決，而招標作業因有履約保證金，求償不得，可自履約保證金扣除，保障了我方權益。
八、許多學會或政府出版品採購困難
　　以往許多國外學會或政府出版品，均係直接採購，如今限於政府採購法，需以公開招標方式採購，結果不是無法購入就是須付出比直接採購多之服務費才能購置，這可能是政府當初立此法時意想不到之負面影響。
九、面臨年年換代理商之壓力，增加館員工作負荷
　　期刊採購作業之順暢，除了需有經驗之採購人員外，與代理商間之默契，須靠長期合作來建立，也因長期合作，代理商才肯提供額外的特殊服務。今後面臨每年換代理商之壓力，合約外之額外要求很難達到，連帶還有期刊接續不好、缺刊等問題產生，館員工作複雜度增加。

伍、期望
　　期刊組成立後，一路走來雖辛苦，幸好組內同仁均能同心戮力，完成一件件任務。期刊模組短期內上線，是我們迫切期望的；遷館在即，文、管圖即將回歸總館，如何以最有效率之方法完成搬遷，三館期刊合併，及合併後之各項作業規劃均係現階段之重點工作，相信在組內全體同仁之努力下，定能達成目標。

（本作者為成大圖書館期刊組主任）