從知識管理淺談長榮大學圖書館資訊資源組織與整理

林亮吟 　長榮大學專員/世新大學資訊傳播學系研究生

【摘要】
　　知識經濟時代的來臨，知識管理已成為企業界與學術界熱門的研究議題之一。圖書館是對知識進行蒐集、組織分析、利用分享的機構，知識管理與圖書館關係密切。圖書館應將知識管理的理論與方法應用在業務的推動上，強化其價值與功能。館藏資訊資源組織與整理是長榮大學圖書館服務的核心，本文以文獻分析之模式，說明知識的意義與種類、知識管理的意義與要素，以及知識管理與圖書館的關係。先就長榮大學圖書館資訊資源組織與整理的現況介紹，然後從知識管理面向分析探討之。文末提出建議與未來發展方向，以作為本校圖書館改進服務之參考。

壹、研究動機
　　早在1960年代，管理學大師杜拉克（P. F. Drucker） 即預言，知識是二十一世紀的新競爭利器；也是後資本主義社會中最有價值的經濟資源。杜拉克認為1770年代的工業革命、1950年代的生產革命之後，現今世界所面臨的是第三次管理革命，就是知識管理。前兩次的變動是把知識應用在工具、製程與產品上，以及將知識應用在工作中，而第三次的變動則是對知識本身做管理。所謂對知識做管理，即是有系統、有組織地應用知識，進而創新知識（Drucker, 1993）。
　　1990年代隨著資訊科技的發達，電腦能夠快速且大量的處理數位化資訊，加之以網際網路的蓬勃發展，加速了資訊的傳遞及交流，因而造就了知識經濟時代。知識經濟時代，圖書館扮演了非常重要的角色，因為圖書館不僅是儲存、保有大量知識的場所，更肩負著知識的傳遞、交流和教育社會大眾的重要使命。因此圖書館如何將知識管理的概念應用在業務的推動上，成為推動國家和社會往前邁進的動力，是值得探討的議題。

貳、研究目的
　　知識管理，為何在此世代中日趨重要而為人們所重視呢？關鍵在，此一時代是知識經濟的時代，「知識」已取代一切資本而躍升為最有價值的資產。以整理、保存並促進使用人類知識為主要目的的「圖書館」，與知識管理有著密不可分的關係。近年來由於電腦科技進步，數位化館藏發展，採購經費大幅增加，館藏量激增…等問題，使圖書館經營面臨瓶頸。圖書館雖然為一非營利事業組織，但它蘊藏豐富知識涵量，若能將知識管理的概念應用在業務的推動，可改善問題並強化其價值與功能，以增加圖書館的競爭力。
　　在資訊爆炸的今日，如何有效的吸收並取得需要的資訊，並利用資訊技術開發更多新的知識，是目前重要的課題。由於資訊的複製及流傳的速度太快，平均五至七年知識便會成長一倍，圖書館應善用資訊科技的便利，透過資訊資源的組織與整理，提升圖書館的服務品質，以滿足讀者在面對環境變遷時對知識和資訊的多元需求，是圖書館的重要任務。
　　館藏資訊資源組織與整理是長榮大學圖書館的服務核心，本文嘗試從知識管理面向分析探討。一方面對本校圖書館資訊資源組織與整理之服務現況作一檢測，另一方面則將知識管理的概念應用在圖書館業務的推動。文末並提出具體建議與未來發展方向，以作為改進本校圖書館服務之參考。

參、文獻分析
　　本文透過國內外相關文獻之蒐集與彙整，加歸納分析，以說明知識的意義與種類，知識管理的意義與要素，以及知識管理在圖書館之應用。

一、知識的意義與種類
(一) 知識的意義
　　未經整理的文字、數據、符號、圖片是為資料；針對某種目的，將資料加以整理、分析後所得的結果是為資訊；知識則是資訊透過吸收與消化，由個人或企業所擁有，據以產生信仰、行動與決策，包括經驗、專業技術、價值、見解、經文字外顯的資訊等。所以，資料是構成知識的基本元素，本身沒有任何意義；資訊是經過整理以後的資料，具有目的性；知識是資訊經過整理、分析與整合等加值過程，能夠運用在生活上，具有實用的價值。
　　以下摘錄國內外學者的觀點，以了解資訊與知識的關係。馬契普(F. Machlup)認為資訊是誘發和創造知識的必要媒介，可以強化或重新架構知識（Machlup, 1983）。何光國認為知識是經驗累積的記錄；事實組織的系統化；對事實的理解；一種理解的行為或狀態；人的已知和未知（何光國，民79）。巴達洛克（J. Badaracco）認為知識是從人類活動中所獲取的真理、原則、思想與資訊（Badaracco, 1992）。杜拉克認為知識是有效果的資訊，知識亦是專注於結果的資訊 （Drucker, 1993）。田中郁次郎（I. Nonak）與竹內弘高（H. Takeuchi）認為知識是一種多元的概念，具有多層次的意義。知識牽涉到信仰、承諾與行動等，可分為內隱與外顯知識（Nonaka & Takeuchi, 1995）。謝清俊認為知識是人類知道的所有事物，資訊則是知識在媒介上呈現的形式（謝清俊，1996）。
(二) 知識的種類
　　根據田中郁次郎與竹內弘高說法，知識的種類可分為內隱與外顯知識。內隱知識是指無法用文字描述的經驗知識、不易被文件化與標準化的獨特性知識，以及必須經由人際互動才能產生共識的組織知識。內隱知識是主觀的，不易口語化與形式化；透過個人的經驗、印象、熟練的技術、文化、習慣等方式表現出來。外顯知識是指可以文件化、標準化、系統化的知識，具有廣泛適用性、能被重複使用和可與人分離的特點。外顯知識是可以客觀加以捕捉的概念，具有語言性、結構性；透過報告書、手冊、電腦程式等方式表達 （勤業管理顧問公司，2000） 。

二、知識管理的意義與要素
(一) 知識管理的意義
　　知識管理與其他一般的管理活動有所不同，主要是重點集中於知識的觀點上。杜拉克認為知識社會中最重要的機制是管理，管理的核心是使知識產生作用，有系統、有組織地應用知識，進而創新知識。史佩克與史培克維（Ｒ.van der Spek & A. Spijkervet）認為知識管理是提供工具給組織中所有的成員，協助他們管理知識，以支援學習的能力。劉常勇認為有關知識的清點、評估、監督、規劃、取得、學習、流通、整合、保護、創新活動，並將知識視同資產進行管理，凡是能有效增進知識資產價值的活動，均屬於知識管理的內容。此外，將個人知識團體化，將內隱知識外顯化，將外部知識內部化，將組織知識產品化，都是知識管理的過程（劉常勇，2002）。綜上可知，「知識管理」係指有系統地管理及運用組織內外有形的智慧資產及無形的經驗智慧，以增加可供行動價值的實務。
(二) 知識管理的要素
　　勤業管理顧問公司（Arthur Andersen）提出知識管理重要元素架構圖（圖一）。由圖可看出知識管理是藉由科技將人員與知識結合，再利用分享的組織文化以加速知識的累積與建立 （鍾瑞國、鄭曜忠，民90）。資訊科技可以協助知識管理的建構，並加速知識管理的流程（勤業管理顧問公司，2000）。

三、知識管理與圖書館的關係
　　Erik Jul 提出知識管理的柱石：材料、技術、人員、程序，此為圖書館知識管理的基礎。這四個柱石分述如下：材料是指實務、組織檔案、專家檔案、知識結構等；技術是指訊息處理、文件管理、蒐尋引擎、入口網站、資料儲存、群組軟體、工作流程、Web 網站等；人員是指創造、維護與使用知識的人員；程序是指工作流程分析、知識在流程中之創造、儲存、獲取與使用等（Jul，1990）。
　　圖書館所處理的是與知識相關的業務，如知識的辨識、蒐集、整理與組織、利用、分享。圖書館與知識管理關係密切，圖書館要強化其價值與功能，應將知識管理的理論與方法應用在業務的推動上，扮演好知識管理的角色 （鄧英蘭，民89） 。在圖書館管理系統裏，數據、資料等經由專業的理念，即是知識的架構統整後，形成檔案、索引典。資訊技術將資訊的儲存與呈現的理念以產出資料庫或光碟。專業人員經由抽象的資訊、知識的管理和知識貢獻與共享理念，而圖書館員就是實際產出的知識工作者。程序就是融合資料、技術、人員等的工作流程分析而產出圖書館知識管理的作業流程圖（表一）（林志鳳，民90）。

　　其實圖書館是針對知識進行蒐集、整理、加值與傳播的機構，圖書館員扮演的角色已不是單純的圖書館員，而是參考諮詢與教育訓練或是幕僚的角色（蕭文，民91） 。
　　各類型圖書館的任務與功能不同，知識管理對專門圖書館的重要性與影響均大。作為一個學習型組織，圖書館應該在知識管理中起帶領作用（劉春銀，民91）。圖書館組織就像一個有機體，知識相當於組織的養分，經由知識管理讓圖書館員可以吸收和消化，進一步促進圖書館組織效能的提升，強化圖書館組織的競爭力。有些圖書館已經在進行的各種零星做法，若能以知識管理概念為思考的架構，重新安排，將使管理更具實效（劉採採，民91）。
　　圖書館館員是所謂的知識工作者，此一稱謂不僅意謂館員具有豐富的知識，更意謂館員須有能力將圖書館所儲存的各種資料與資訊加以解析、應用，處理結構性與非結構性的問題，將資料及資訊轉化為有意義的知識，為讀者提供有價值的知識服務（陳書梅，2002）。以人類社會而言，圖書館是一個知識庫，在知識的創造與傳播的循環中，圖書館是不可或缺的環節，圖書館應該發揮其知識庫的角色（李琇兒，民92）。

肆、長榮大學圖書館資訊資源組織與整理
　　長榮大學於民國八十二年成立，其前身為長榮管理學院，圖書館於同年創設。目前圖書館為地下二層、地上二層之建築物，館藏量為貳拾萬餘冊，採用Horizon整合性圖書館自動化系統，功能大致完整。資訊資源涵蓋的範圍是指紙本與電子版型式之可利用資源，為因應未來的發展趨勢及考量其前瞻性，以下皆以資訊資源稱之。本校圖書館資訊資源分配的比例是根據本校教學研究之發展需求。本校圖書館以資訊資源的記錄方式和載體材料為依據可區分為：
1. 印刷型式的資訊資源：包括一般圖書、期刊、新聞報紙、參考書、政府出版品、學位論文等。
2. 視聽型式的資訊資源：包括錄音帶、錄影帶、VCD、DVD電影片等。
3. 機讀型式的資訊資源：包括光碟資料庫、線上資料庫、網際網路資源等。

　　資訊資源組織與整理主要是針對實體呈現的資訊資源，如印刷型式之圖書與期刊、視聽型式之錄影帶、錄音帶等，以分類與編目工作為主，建立圖書資料的書目紀錄與書目資料庫，並利用分類表、標題表、編目規則、機讀編目格式、權威控制等參考工具。整體而言，主要包括下列服務：
1. 記述編目
　　對資訊資源進行形體的分析，並依據圖書資料編目規則逐項著錄，相關工具如AACR2、中國編目規則…等，以編目規則來規範書目描述的內容。
2. 主題編目
　　針對圖書資料內容與主題進行分析與表述，以判斷資訊資源所屬的分類號與主目 標，主要利用分類表與標題表，如DDC、中國圖書分類法、中文圖書標題表、漢語主題詞語表等。採行的分類法為中國圖書分類法、杜威十進分類法。
3. 圖書館目錄
　　圖書館將所建立的書目記錄，藉由公用目錄提供使用者利用題名、作者、主題、關鍵詞等查檢圖書館館藏資訊資源。
4. 權威控制
　　針對書目記錄的人名、團體名稱、叢書名稱、期刊名稱進行詞彙控制，其目的在便於檢索與利用，以提升資訊檢索的績效。
5. 圖書期刊機讀編目格式與書目記錄建置。

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